Custos ocultos de manter impressoras próprias na empresa

Atualizado pela equipe NixDigital.

O preço de compra representa apenas uma parte do custo de uma impressora empresarial. Ao longo do uso surgem manutenção, peças, suprimentos, tempo administrativo, energia e perdas provocadas por paradas.

Manutenção e peças fora do orçamento

Falhas em fusores, cabeças, roletes e alimentadores podem gerar despesas inesperadas. Sem um plano preventivo, pequenos sinais de desgaste costumam aparecer apenas quando o equipamento já interrompeu a operação.

Compras emergenciais de suprimentos

Toner ou tinta comprados com urgência tendem a custar mais e ocupam o tempo da equipe. Estoque excessivo também imobiliza recursos e pode resultar em itens incompatíveis após a troca de equipamento.

Tempo da equipe de TI e administrativa

Abrir chamados, pesquisar peças, controlar contadores e negociar assistência consome horas que raramente entram na conta da impressão. Esse esforço deve ser considerado na comparação entre compra e locação.

Impacto das paradas

Uma impressora indisponível pode atrasar laudos, contratos, projetos e atendimento. O custo operacional da interrupção frequentemente supera o valor do reparo.

Checklist para comparar propostas

Perguntas frequentes

Como calcular o custo real?

Some compra, depreciação, manutenção, suprimentos, energia, horas da equipe e perdas por indisponibilidade. Divida pelo total de páginas do período.

Locação elimina todos os custos?

Não. A empresa ainda deve avaliar papel, excedentes e itens fora do contrato. A vantagem é tornar responsabilidades e custos mais previsíveis.

Vale manter equipamento reserva?

Depende da criticidade e do volume. Em operações essenciais, a contingência deve fazer parte do dimensionamento.